Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24  (Seloste päivitetty 24.5.2018)

1. Rekisterinpitäjä: Kajaanin Työvoimayhdistys ry.      Y-tunnus 142910-9   Sammonkatu 1-3, 87100 Kajaani  puh. 08 612 0597  toimisto: Vienankatu 7 as 2, 87100 Kajaani puh. 08 614 0098

2.Rekisteriasioita hoitava henkilö: KTY ry:n hallitus (ja toimistotyöntekijä/-t) puh. 08 614 0098, Vienankatu 7 as 2, 87100 Kajaani

3.Rekisterin nimi: Asiakas- ja henkilöstöhallinnon rekisteri.

4.Henkilötietojen käsittely: Asiakasrekisterin ylläpito on jäsenyyden hoitamista varten. Uutiskirjeen lähetys tekstiviestinä tarpeen mukaan, kun on tiedotettavaa. Tiedot poistetaan, jos ei ole enää jäsen. Henkilöstöhallinnon rekisteri on myös palvelussuhteen palkka- ja työsuhteen ylläpitoa varten. Tiedot poistetaan, kun tilinpäätöstä ei enää tarvitse säilyttää. Jäsenrekisteriä ylläpidetään mm. tiedottamista varten.  Yhdistyksen säännöt määrittelee jäseneksi liittyvän iän ja sosiaalisen tilanteen §3.  Henkilöstön tietojen osalta määrittelyn määrää yhdistyksen säännöt §4.

5.Rekisterin tietosisältö: Asiakasrekisteri sisältää Jäsenten- ja Kannatusjäsenten: koko nimen, osoitteen, syntymäajan (jotta jäsen on yli 15 vuotias), puh.numeron ja sähköpostin. Kysymme tulevalta jäseneltä myös onko hänen sosiaalinen asema minkälainen, koska sen perusteella määräytyy, onko hän jäsen vai kannatusjäsen. Tiedot poistetaan, kun ei ole enää jäsen. Henkilöstöhallinnon rekisterin sisältö: nimi ja hetu, osoite, puh.numero, työsuhteen laatu ja kesto. Tiedot poistetaan, kun tilinpäätöstä ja kirjanpitoa ei enää tarvitse säilyttää. Kaksi kertaa vuodessa teemme asiakastytyväisyys-kyselyn: Kyselyssä ei ole muita yksilöityjä tietoja kuin: ikä-haarukka, sukupuoli, sosiaalinen asema. Kaikukorttien luovutusta varten jäsen (asiakas) täyttää nimettömänä tietoja: syntymävuosi, sukupuoli, äidinkieli, postinumero, sosiaalinen elämäntilanne, kysytään myös Onko jäsenellä ollut aikaisemmin Kaikukorttia. Jäsenen ei ole pakko vastata kysymyksiin, vaan hän voi jättää vastaukset tyhjäksi. Lomakkeen tiedot siirretään Kajaanin Kaupungin sähköiseen järjestelmään, jossa ne kootaan Kulttuuria kaikille -palveluun. Retkiä varten ilmoittautujien nimet ja puh.numerot. Tapahtuman päätyttyä poistetaan tiedot.

6.Säännönmukaiset tietolähteet: Perusteena rekisteröidyn suostumus tietojen antamiseen. Toiminta on jatkuvaa, ennalta järjestettyä ja menetelmällistä. Yhdistys toimii yhteiskunnallisena vaikuttajana ja työttömille tärkeiden asioiden ajajana.

7.Tietojen säännönmukaiset luovutukset: STEA:lle, Ehyt ry:lle raportoidaan jäsenille tarkoitetut toiminnat: kävijämäärät, tapahtumista ja ryhmistä. Raportoidaan rahoitukseen liittyvissä asioissa. STEA:lle tehdään vuosiselvitys edellisestä vuodesta toukokuuhun mennessä. Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys tehdään joka toinen vuosi, edellisiltä kahdelta vuodelta. Jatkohakemus tehdään 30.9. mennessä. Ehyt ry:lle tehdään toimintaraportti 31.3. mennessä, koskien edellistä vuotta. Raporteissa ei ole nimiä tai tunnistettavia tietoja, vain sukupuoli ja ikäjakauma. Tietojen säilytys lukitussa kaapissa ja ATK:lla olevat tiedot suojattu palomuurilla ja salasanalla

Kajaanin Kaupungille/Paula Tokkoselle raportointi työllisuusavusten suhteen kaksi kertaa vuodessa: nimi, hetu, sijoitusaika, jatkosuunnitelmat ja millaisella sopimuksella on. Raportti on tietokoneella, jonka tiedot siirretään hankkeen loputtua jollekin henkilölle, joka hoitaa raportointia jatkossa.

Te-toimistolle: Palautteet kirjallisina työsuhteen lopussa. Puhelimitse annettavia tietoja palveluneuvojan kanssa jatkosta tai muista akuuteista asioista, myös sähköpostitse. Hankkeen maksajalle raportointi kaksi kertaa vuodessa (nimi, hetu, sijoitusaika ja jatkosuunnitelmat) Millä sopimuksella on. Hankkeen yhdyshenkilölle pyynnöstä nimilista tukitoimenpiteissä olevista. Raportointi muistitikulla, samoin muutkin asiakastiedot. Muistitikku lukkojen takana. Hankkeen loputtua asiakastiedot poistetaan tikulta ja ATK:lta. Kaikki ATK:lla olevat tiedot on palomuurilla ja salasanalla suojattuja.

Tapahtumien tms. tiedot luovutetaan esim. matkan järjestäjälle, tiedot poistetaan tapahtuman päätyttyä.

8.Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisterin pitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille. Tiedot eivät ole julkisia, vaan ohjautuvat pelkästään palvelun  ylläpitoon ylläpitäjille ja toimijoille (ilmoittautumiset).

9.Rekisteerin suojauksen periaatteet: A) Manuaalinen aineisto: Lukittu tila toimistossa Vienankadulla  ja ruokala Eineksessä. B) ATK:lla käsiteltävät tiedot: Molemmat tiedostot ovat salasanan takana ja palomuurilla suojattuja ja yhteyshenkilön käytettävissä. Tiedostot ovat salassapidettäviä.

10.Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus: Jokaisella on oikeus tarkastaa jäsen- ja henkilötietorekisteriin tallennetut tiedot. Ottamalla yhteyttä toimistoon Vienankadulla tai ruokala Einekseen.

11.Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: Mainonta yms. toimintaan ei liity henkilötietojen käsittelyä.