TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24.
(Seloste päivitetty 11.3.2020.)
1. Rekisterinpitäjä:
Kajaanin Työvoimayhdistys ry.
Y-tunnus: 142910-9
Käyntiosoite: Sammonkatu 1-3, 87100 Kajaani
Postiosoite: Vienankatu 7 as 2, 87100 Kajaani
Sähköposti: toimisto@ktyry.fi
Puh. 08 614 0098.
2. Rekisteriasioita hoitaa:
KTY ry:n hallitus ja toimisto
Osoite: Vienankatu 7 as 2, 87100 Kajaani
Sähköposti: toimisto@ktyry.fi
Puh. 08 614 0098.
3. Rekisterin nimi: Asiakas- ja henkilöstöhallinnon rekisteri.
4. Henkilötietojen käsittely: Asiakasrekisterin ylläpito on yhdistyksen jäsenyyksien hoitamista ja jäsenien tiedottamista varten. Tiedot poistetaan rekisteristä jäsenyyden päätyttyä. Henkilöstöhallinnon rekisteri on myös palvelussuhteen palkka- ja työsuhteen ylläpitoa varten. Tiedot poistetaan, kun tilinpäätöstä ei enää tarvitse säilyttää. Yhdistyksen säännöt määrittelee jäseneksi liittyvän iän ja sosiaalisen tilanteen §3. Henkilöstön tietojen osalta määrittelyn määrää yhdistyksen säännöt §4.
5. Rekisterin tietosisältö: Asiakasrekisteri sisältää jäsenten- ja kannatusjäsenten koko nimen, osoitteen, syntymäajan (jotta jäsen on yli 15 vuotias), puhelinnumeron ja sähköpostin. Kysymme jäseniksi liittyviltä heidän sosiaalisesta asemastaan koska sen perusteella määräytyy, onko hän jäsen vai kannatusjäsen. Kaikki tiedot poistetaan rekisteristä jäsenyyden päätyttyä.
Henkilöstöhallinnon rekisteri sisältää nimen ja henkilötunnuksen, osoitteen, puhelinnumeron sekä työsuhteen laadun ja keston. Tiedot poistetaan, kun tilinpäätöstä ja kirjanpitoa ei enää tarvitse säilyttää. Kaikukorttien luovutusta varten jäsen täyttää nimettömänä syntymävuotensa, sukupuolen, äidinkielen, postinumeron ja sosiaalisen elämäntilanteen. Jäsenen ei ole pakko vastata kysymyksiin, vaan hän voi jättää vastaukset tyhjäksi. Lomakkeen tiedot siirretään Kajaanin Kaupungin sähköiseen järjestelmään, jossa ne kootaan Kulttuuria kaikille -palveluun.
Retkiä varten ilmoittautuneilta jäseniltä kerätään nimet ja puhelinnumerot. Retken päätyttyä kerätyt tiedot poistetaan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet: Perusteena rekisteröidyn suostumus tietojen antamiseen. Toiminta on jatkuvaa, ennalta järjestettyä ja menetelmällistä. Yhdistys toimii yhteiskunnallisena vaikuttajana ja työttömille tärkeiden asioiden ajajana.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset: STEA:lle ja Ehyt ry:lle raportoidaan kävijämäärät tapahtumista ja ryhmistä. STEA:lle tehdään vuosiselvitys edeltävästä vuodesta toukokuuhun mennessä. Tuloksellisuus -ja vaikutusselvitys tehdään joka toinen vuosi edellisiltä kahdelta vuodelta. Raporteissa ei ole nimiä tai tunnistettavia tietoja, vain sukupuoli ja ikäjakauma. Tietoja säilytetään lukitussa kaapissa ja digitaaliset tiedot on suojattu palomuurilla ja kahdella eri kerroksella salasanoja.
TE-Toimistolle toimitetaan kirjalliset palautteet työntekijän työsuhteen lopussa.Työsuhteen loputtua asiakastiedot poistetaan. Kaikki digitaaliset tiedot on palomuurilla ja kaksinkertaisella salasanalla suojattuja.
Tapahtumien tms. tiedot luovutetaan esim. matkan järjestäjälle, tiedot poistetaan tapahtuman päätyttyä.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille. Tiedot eivät ole julkisia, vaan ohjautuvat pelkästään palvelun ylläpitoon ja toimijoille.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet:
Manuaalinen aineisto: Lukittu tila yhdistyksen toimistossa.
Digitaalisesti käsiteltävät tiedot: Kaksinkertaisten salasanojen takana ja palomuurilla suojattuja. Tiedostot ovat salassapidettäviä.
10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus: Jokaisella on oikeus tarkastaa jäsen- ja henkilötietorekisteriin tallennetut tiedot ottamalla yhteyttä tai vierailemalla yhdistyksen toimistossa.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: Yhdistyksen jäsenillä on mahdollisuus liittyä tekstiviestilistalle, joka tiedottaa yhdistyksen toiminnasta. Markkinointiin ja tiedottamiseen ei liity muiden henkilötietojen käsittelyä. Yhdistyksen verkkosivut eivät kerää käyttäjätietoja muilta, kuin jäsentietolomakkeen osalta.
